น่าจะมี 3 เทเบิล เทเบิลแรก (A) เปรียบเหมือนหัวกระดาษ น่าจะมีรายละเอียดอย่างน้อยก็ต่อไปนี้

- เลข transaction   เป็นเลขเลขอ้างอิงสำหรับธุรกรรมนี้
- คำอธิบาย   อธิบายว่ารายรับรายจ่ายนี้เกิดจากธุรกรรมอะไร
- วันที่เกิดธุรกรรม


อีกเทเบิล (B) เป็นเหมือนรายละเอียดของเอกสารนี้

- เลข transaction เดียวกับหัวกระดาษเพื่อใช้โยงความสัมพันธ์กัน
- เลขที่บรรทัดในเอกสาร
- สถานะว่าเป็น Debit หรือ Credit เป็นการบอกว่าบรรทัดนี้ก่อให้เกิดการเพิ่มหรือลดทางบัญชีในเรื่องที่เกี่ยวข้อง เช่น ก่อให้เกิดการลดหนี้ไป , ลดเงินสดในมือไป , ลดเงินในบัญชีธนาคาร X ไป
- เลข Account ID ทางบัญชี (มาจากเทเบิล C)   เพื่อบอกว่าบรรทัดนี้จะไปเพิ่ม/ลดจำนวนเงินในบัญชีอะไร เช่น บัญชีลูกหนี้, บัญชีเงินสด, บัญชีสินค้าคงคลัง เป็นต้น
- จำนวนเงิน


เทเบิล C เป็นการบอกว่า Account ID นั้นๆคืออะไร

- Account ID
- ชื่อบัญชีสำหรับ Account นี้ เช่น บัญชีลูกหนี้, บัญชีเงินสด, บัญชีเงินกระแสรายวันของธนาคาร X เลขที่บัญชี Y

ตัวอย่างข้อมูลที่จะเกิดขึ้นก็คือ
เทเบิล A มี 1 เรคอร์ด
"000001","จ่ายหนี้ที่ค้างซื้อน้ำปลา",25-Jan-2016

เทเบิล B มี 3 เรคอร์ด
"000001",1,"สถานะลด","01.004",10000.00
"000001",2,"สถานะลด","02.001",7000.00
"000001",3,"สถานะลด","02.015",3000.00

เทเบิล C มี 3 เรคอร์ด
"01.004", "ตั้งหนี้สำหรับร้านเฮงเฮงฮวด"
"02.001", "บัญชีกระแสรายวันธนาคาร X เลขบัญชี Y"
"02.015", "บัญชีเงินสด"

ผมไม่มีความรู้เรื่องการลงบัญชี บอกได้เพียงว่าโครงสร้างเทเบิลเป็นอย่างนี้ แต่จะไม่รู้ว่า การเพิ่ม/ลดจำนวนเงินนั้นๆ จะเป็น Credit หรือ Debit ใน Account ที่เกี่ยวข้องกันแน่ หรือระบบทางบัญชีเขาต้องกำหนด Account เป็นยังไงนะครับ